Jak przygotować firmę B2B do udziału w targach lub konferencji? [Poradnik]

Udział w wydarzeniach branżowych to świetny sposób na kreowanie rozpoznawalnej marki i zwiększenie sprzedaży. Efekty jakie osiągniesz z wydarzenia zależą jednak nie tylko od obecności, ale przede wszystkim odpowiedniego przygotowania.

Z naszego artykułu o event marketingu B2B dowiesz się czy i kiedy warto brać udział w branżowych targach lub konferencjach. Przedstawiamy w nim cele jakie możesz dzięki temu zrealizować i korzyści płynące z włączenia wydarzeń B2B do swojej strategii marketingowej.

W tym artykule skupiamy się na tym JAK osiągnąć te cele.

Ten artykuł to praktyczny przewodnik i checklista, która krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces przygotowań – od planowania udziału, przez działania w trakcie, aż po kluczowy follow-up po wydarzeniu.

Przygotowania przed wydarzeniem

Pierwsza faza przygotowań to absolutna podstawa, która w dużej mierze decyduje o tym, ile uda Ci się „wycisnąć” z udziału w wydarzeniu. Zadbaj o 6 głównych obszarów, w tym pre-event marketing, a zdecydowanie zwiększysz szanse na osiągnięcie zamierzonych rezultatów.

Określ cel i zaplanuj budżet

Zacznij od najważniejszego – jasno określ, co chcesz osiągnąć poprzez udział w danym wydarzeniu. Bez tego Twoje działania mogą być chaotyczne, a ocena ich efektywności może zostać zafałszowana.

• Zdefiniuj cele. Chcesz pozyskać konkretną liczbę leadów, umówić spotkania z potencjalnymi klientami, zaprezentować nowe rozwiązanie, a może dogonić konkurencję? Precyzyjne cele pomogą zaplanować Ci odpowiednie działania w trakcie wydarzenia. Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, zerknij do naszego artykułu o event marketingu B2B, gdzie szerzej omawiamy cele i korzyści z udziału w eventach.
• Stwórz szczegółowy budżet. Udział w evencie to inwestycja, dlatego musisz dokładnie wiedzieć, ile możesz i chcesz na nią przeznaczyć. Uwzględnij wszystkie potencjalne koszty: opłatę za stoisko/udział, transport, noclegi, materiały promocyjne, gadżety, wynagrodzenie dla zespołu, koszty ewentualnych prelekcji czy marketingu towarzyszącego.

Harmonogram i logistyka (timeline)

Zarezerwuj sobie odpowiednią ilość czasu w określonych okresach na realizację poszczególnych działań. Poniżej przedstawiamy ogólne ramy czasowe przygotowań, które w zależności od branży, firmy i wydarzenia mogą być inne, jednak stanowią dobry punkt wyjścia do planowania uczestnictwa.

Zacznij z wyprzedzeniem. Przy większych wydarzeniach i indywidualnej zabudowie stoiska, planowanie rozpocznij nawet 3-6 miesięcy przed eventem. Przy mniejszych eventach, 1-2 miesiące to minimum.

Wybór i rezerwacja przestrzeni. Decyzja o lokalizacji i wielkości stoiska powinna zapaść jak najszybciej. Im wcześniej, tym lepiej, bo masz większy wybór oferowanych przez organizatora opcji.

Przykładowe ramy czasowe najważniejszych działań logistycznych.

• 3-6 miesięcy przed: budżetowanie kosztów związanych z uczestnictwem, wybór i rezerwacja przestrzeni/stoiska na wydarzeniu (czasami nawet 12 miesięcy przed), wstępne briefy dla dostawców stoiska, brandingu czy gadżetów, wewnętrzne zakomunikowanie udziału zespołowi.
• 1-3 miesiące przed: finalizacja projektów stoiska i materiałów promocyjnych, złożenie zamówień u dostawców (drukarnie, agencje reklamowe, producenci gadżetów), planowanie logistyki podróży i zakwaterowania zespołu, przygotowania merytoryczne (prezentacja produktu, plan prelekcji, prezentacja multimedialna, scenariusze rozmów handlowych).
• 2-4 tygodnie przed: dopracowanie materiałów elektronicznych (prezentacje, wersje demonstracyjne rozwiązań), testy zabieranego sprzętu, intensyfikacja działań promocyjnych (zapowiedzi w social mediach, mailingi do bazy), umawianie spotkań z potencjalnymi klientami i partnerami z wyprzedzeniem.
• Bezpośrednio przed (1 tydzień): finalne potwierdzenia ze wszystkimi dostawcami i organizatorami, pakowanie niezbędnych materiałów i sprzętu, ostatnie poprawki, przygotowanie zespołu do podróży i udziału w evencie.

Stoisko i ekspozycja firmy

Twoje stoisko i ewentualne wystąpienie to pierwsze elementy, jakie zobaczą i usłyszą uczestnicy. Zadbaj o nie ze szczególną uwagą, aby przyciągnąć uwagę i zapaść w pamięć.

• Dopasuj stoisko do budżetu i celów. Zdecyduj, czy stawiasz na gotowe moduły, czy indywidualną zabudowę. Zweryfikuj możliwości przestrzenne jakie daje organizator. Na mniejszych konferencjach wystarczy duża płaska ścianka. Na targach konieczne będzie wyróżniające się stoisko.
• Widoczność i funkcjonalność. Upewnij się, że Twoje stoisko będzie łatwo zauważalne i wygodne do prowadzenia rozmów. Pamiętaj o spójności z identyfikacją wizualną Twojej firmy.
• Elementy wizualne. Rollupy, ścianki reklamowe, banery, ekrany – wszystko powinno być zgodne z Twoim aktualnym brandingiem.
• Ekspozycja rozwiązań. Wykorzystaj makiety (fizyczne lub wirtualne), wersje demonstracyjne, tablety, laptopy, ekrany, wizualizacje 3D na ekranach czy dynamiczne prezentacje multimedialne. W przypadku rozwiązań sprzętowych przedstaw wiodący produkt.
• Testy i bakcup. Zawsze przetestuj wszystkie urządzenia, szczególnie te elektroniczne. Miej backup i sprzęt na nieprzewidziane sytuacje, na przykład zapasowy kabel, przedłużacz, naładowany powerbank, własny pendrive, modem z internetem mobilnym, czy dodatkowy laptop.

Materiały promocyjne i informacyjne

Gadżety i materiały promocyjne powinny kreować dobre wrażenie o firmie i ułatwiać jej zapamiętanie. Zadbaj o to, żeby przygotować atrakcyjne wyposażenie.

Materiały promocyjne, które zwykle są obowiązkowym wyposażeniem stoiska:

• wizytówki – koniecznie!
• ulotki i broszury,
• katalogi produktowe,
• szczegółowe case studies (drukowane lub w formie PDF do pobrania),
• prezentacje (również w wersji PDF na pendrive’ach),
• firmowe gadżety.

Bardzo skutecznym działaniem jest posiadanie (i rozdawanie) nietypowych gadżetów, które intrygują, uprzyjemniają obecność uczestnikom, albo wyłamują się z branżowych schematów. Dopasuj materiały do oczekiwań uczestników eventu i własnych celów.

Przykładowe elementy stoiska i gadżety, które mogą skuteczniej je wyróżnić

• Drobna gastronomia – własny ekspres do kawy, herbata, sok, dystrybutor wody czy poczęstunek dla uczestników uprzyjemni rozmowę i rozluźni atmosferę.
• Degustacje – brandowane słodycze, zestawy czekoladek, ekskluzywne kawy i herbaty do rozdania, a także kanapki czy inne przekąski na stoisku zachęcą do podejścia i rozmowy.
• Humor – humorystyczne gadżety z luźnym nawiązaniem do branży, na przykład estetyczne tabliczki czy plakaty z branżowymi hasłami, żargonem lub przedstawieniem typowych sytuacji.
• Wyzwalacze emocji – upominki niepowiązane z branżą, ale uderzające w sentymenty i emocje uczestników (na przykład zestawy klocków LEGO, karty kolekcjonerskie, samochodziki HotWheels, małe pluszaki, breloczki i inne drobne prezenty uderzające w sentymenty lub aktualne trendy).
• Praktyczne sprzęty – jeśli rozdasz uczestnikom drobne narzędzia i sprzęty codziennego użytku, które są rzeczywiście przydatne i umieścisz na nich subtelne logo czy hasło marki, to zwiększasz szanse na stały kontakt z marką po zakończeniu wydarzenia.
• Elektronika – to zwykle droższe gadżety, jednak jeśli masz na nie budżet, to wręczenie głośnika bluetooth, słuchawek, powerbanka solarnego czy innego użytecznego gadżetu wybranym rozmówcom pomoże im lepiej Cię zapamiętać.
• Vouchery – na własne lub zewnętrzne usługi, na przykład dostęp do płatnych aplikacji i subskrypcji, szkolenia, e-booki, lokalne atrakcje, czy na świadczone przez Twoją firmę usługi lub sprzedawane produkty.
• Konkurs stoiskowy – atrakcyjna nagroda główna, którą można zdobyć w ramach stoiskowego konkursu przyciągnie uwagę i pozwoli Ci zebrać kontakty do wielu uczestników (pod warunkiem, że przy udziale poprosisz o wizytówkę i stosowną zgodę na kontakt po wydarzeniu).
• Własne oświetlenie – szczególnie organizatorzy mniejszych wydarzeń nie zapewniają dedykowanego oświetlenia stoiska, więc zamontowanie własnych lamp na ściance może skutecznie ją wyróżnić i zwrócić uwagę.
• Spójny ubiór przedstawicieli – jeśli stoisko obsługują więcej niż 2 osoby, to ich jednakowy ubiór (nieważne czy z logo marki czy bez) zwiększa spójność zespołu, podkreśla profesjonalizm i przyciąga uwagę.
• Interaktywna ściana z danymi – ekran dotykowy lub duży monitor, na którym można manipulować danymi branżowymi i przeprowadzać symulacje, które pokażą wartość oferowanych przez Twoją firmę rozwiązań w praktyce.
• Strefa relaksu – wygodne pufy i fotele, cicha muzyka oraz dostęp do ładowarki mogą zachęcić uczestników do chwili odpoczynku w trakcie długich i męczących konferencji.

Wybierając targowe gadżety, postaw na zindywidualizowane, praktyczne i zapadające w pamięć upominki. Nie muszą być drogie, ale powinny być dopasowane do Twojej marki i potencjalnego odbiorcy.

Wystąpienia i prelekcje

Wygłoszenie prelekcji lub udział w panelu dyskusyjnym to doskonała okazja, by pokazać kompetencje i zwrócić uwagę na problem, rozwiązanie czy samą firmę. Zadbaj o przygotowanie odpowiednio wcześnie.

• Przygotowanie merytoryczne – zastanów się co chce usłyszeć publiczność B2B. Na pewno nie to jak wspaniała jest Twoja firma. Skup się na interesującym temacie, rzeczowej wiedzy, rozwiązaniu jakiegoś problemu, case study czy omówieniu trendów. Mów o korzyściach, a nie o swojej firmie.
• Przygotowanie wizualne – jest równie ważne, co merytoryka. Slajdy powinny być profesjonalne, spójne z brandingiem firmy i wspierające wystąpienie, a nie powieleniem mówionej treści. W prezentacji używaj haseł, a nie zdań, grafiki, a nie tekstów.
• Trening i pewność siebie – przećwicz wystąpienie, aby być pewnym siebie i umiejętnie zarządzać czasem wystąpienia. Nikt nie lubi przeciągania, a Ty sam nie chciałbyś, aby przerwano Ci prelekcję w jej połowie, ze względu na upłynięcie przewidzianego czasu.
• Promocja wystąpienia – poinformuj o swojej prelekcji przed wydarzeniem (social media, mailingi, firmowa strona internetowa). Zbuduj zainteresowanie i pozyskaj leady również poza stoiskiem. Pamiętaj, aby na końcu wystąpienia zaprosić uczestników na stoisko – to bardzo ważne.
• Materiały do pobrania – przygotuj podsumowanie i skrót wystąpienia w formie online. Zaoferuj uczestnikom prezentację w PDF lub inne materiały, za pomocą których podtrzymasz z nimi kontakt.

Marketing przed wydarzeniem (pre-event marketing)

Informację o swoim udziale w evencie B2B powinieneś zakomunikować potencjalnym klientom jeszcze zanim to wydarzenie się rozpocznie. Odpowiednie działania marketingowe przed targami czy konferencją zbudują zainteresowanie i sprawią, że uczestnicy będą aktywnie szukać Twojego stoiska lub prelekcji.

• Opublikuj informację na firmowej stronie internetowej. Napisz artykuł, newsa albo utwórz dedykowaną podstronę, gdzie ogłosisz swój udział. Podaj datę, miejsce, numer stoiska (jeśli dotyczy), temat prelekcji i dodatkowe atrakcje (próbka nowego produktu, konkurs, poczęstunek).
• Wykorzystaj social media (szczególnie LinkedIn).
• Publikuj posty zapowiadające Twoją obecność. Wrzuć na przykład zdjęcia z przygotowań, przedstawiaj członków zespołu, którzy będą na miejscu, i zapowiadaj co pokażesz lub o czym będziesz mówić.
• Aktywnie korzystaj z hashtagów wydarzenia i branżowych, oznaczaj organizatora wydarzenia, ponieważ organizatorzy często podają takie posty dalej, zwiększając ich zasięgi.
• Zachęcaj do umówienia spotkań z wyprzedzeniem. Możesz nawet zmienić zdjęcie w tle na profilach firmowych na grafikę informującą o Twojej obecności.
• Nawiązuj kontakt z wytypowanymi uczestnikami na LinkedInie (na przykład na podstawie listy z poprzednich targów, polubieni postów organizatora, wydarzenia na Facebooku) i spróbuj umówić spotkania z wyprzedzeniem.
• Wyślij mailingi do swojej bazy kontaktów. Jeśli prowadzisz newsletter, koniecznie poinformuj odbiorców o swoim udziale w wydarzeniu, zapraszając ich na stoisko lub prelekcję. Możesz wykorzystać event jako pretekst do odświeżenia kontaktów w CRM.
• Przygotuj „elevator pitches”. Każdy przedstawiciel firmy powinien mieć przygotowane krótkie warianty rozmowy promującej Twoje firmowe rozwiązanie (np. 15-, 30- i 60-sekundowe).
• Rozważ dodatkowe działania promocyjne. Jeśli masz na to budżet i czas, pomyśl o płatnych reklamach w social mediach kierowanych do uczestników wydarzenia, a także o artykułach sponsorowanych w mediach branżowych.
• Przygotuj materiały prasowe. Jeśli planujesz premierę produktu lub ważną informację, przygotuj notkę prasową dla mediów branżowych i poinformuj ich o swojej obecności.
• Dodaj informację o evencie do stopek mailowych. Prosta, ale skuteczna metoda, aby przypominać o wydarzeniu w każdej wysyłanej wiadomości.

Aktywne działania budujące oczekiwania przed wydarzeniem sprawią, że nie będziesz musiał długo szukać rozmówców, bo wielu uczestników już będzie wiedziało, że warto do Ciebie podejść.

Aktywności podczas wydarzenia

Chociaż większość artykułu skupia się na przygotowaniu udziału w wydarzeniu, to warto odnotować również najważniejsze aspekty samego uczestnictwa. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci wyciągnąć maksimum efektów z targów i konferencji B2B.

• Inicjuj rozmowy i zrób dobre pierwsze wrażenie. Uśmiech, otwartość i konkretny, krótki pitch to podstawa. Zadawaj otwarte pytania, na przykład o to czego rozmówca oczekuje po wydarzeniu.
• Zamiast opowiadać o cechach swojego rozwiązania czy produktu, pytaj o problemy rozmówcy, które Twoje rozwiązanie może skutecznie wyeliminować.
• Już podczas rozmów kwalifikuj leady (gorące vs. zimne), by szybko ocenić potencjał sprzedażowy. Używaj aplikacji do zbierania kontaktów, do skanowania wizytówek lub notuj 1-2 zdania o poznanej osobie na wizytówce.
• Dostosuj długość rozmowy do sytuacji. Miej przygotowane 2-3 wyrażenia-wytrychy, które w kulturalny sposób zakończą jałową rozmowę. Nie marnuj czasu.
• Pytaj rozmówców o preferencje dotyczące przyszłej komunikacji i postaraj się uzyskać zgodę na dalszy kontakt.
• Buduj relacje z decydentami. Zidentyfikuj osoby kluczowe dla procesu decyzyjnego i staraj się nawiązać z nimi bezpośredni kontakt.
• Prowadź aktywny networking poza stoiskiem. Jeśli nikt nie podchodzi, przejdź się po hali wydarzenia, aby nawiązać kontakt z uczestnikami i zaprosić ich na stoisko.
• Jeśli masz prelekcję, pamiętaj, aby na końcu wystąpienia zaprosić uczestników na stoisko.
• Rozdawaj gadżety i upominki. Nie musisz wystawiać ich na niekontrolowane branie, ale pamiętaj, aby wręczać je rozmówcom i potencjalnym klientom.
• Relacjonuj wydarzenie w czasie rzeczywistym. Wykorzystuj social media do publikowania zdjęć, krótkich wideo, czy relacji na żywo ze stoiska i prelekcji.

Pamiętaj, by podczas wydarzenia zrobić kilka zdjęć stoiska, gadżetów, sali konferencyjnej, uczestników (uważaj na wykorzystanie wizerunku) i innych elementów wydarzenia, które będą przydatne do działań marketingowych po wydarzeniu.

Post-event marketing. Działania po wydarzeniu

Powrót z wydarzenia to wcale nie koniec pracy. Teraz zaczyna się faza, która bezpośrednio wpłynie na zwrot z Twojej inwestycji w event marketing B2B. Uwzględnij ją już wcześniej i przyłóż się do jej realizacji, ponieważ to właśnie w tym momencie będziesz pracował na uzyskane ROI i realną sprzedaż.

Szybki i spersonalizowany follow-up

• Podejmij szybki kontakt. Skontaktuj się z pozyskanymi leadami jak najszybciej po zakończeniu eventu, najlepiej w ciągu 3-4 dni. Możesz też rozważyć podział pozyskanych kontaktów na dwie grupy: wczesną (follow-up do 4 dni) i późną (przypomnienie po około 10 dniach, gdy wrócą już do normalnego trybu pracy).
• Zaktualizuj CRM. Tuż po powrocie z wydarzenia uzupełnij wszystkie dane w systemie CRM, wprowadź nowe leady, notatki, ustaw przypomnienia i zaplanuj dalsze działania dla każdego kontaktu.
• Personalizuj wiadomości. Zapomnij o masowych mailach. Wysyłaj wiadomości w odniesieniu do konkretnych rozmów, problemów czy potrzeb, o których dyskutowałeś z danym uczestnikiem eventu. Pokaż, tym osobom, że pamiętasz rozmowę i zakomunikuj jak Twoje rozwiązania mogą pomóc w konkretnym wyzwaniu, które zidentyfikowałeś.
• Wyślij dodatkowe materiały. Dołącz do wiadomości materiały, o które prosił klient, lub które mogą być dla niego szczególnie wartościowe (np. case study, prezentacja PDF).
• Wspomnij o ustaleniach. Jeśli podczas spotkania umówiliście się na dalsze działania (rozmowę telefoniczną, prezentację online, pokaz produktu, wizytę w siedzibie potencjalnego klienta), przypomnij o nich w wiadomości.
• Edukuj i ogrzewaj kontakty. Leady, które nie są gotowe na sprzedaż, włącz w dalsze działania marketingowe. Wysyłaj regularnie, ale nie nachalnie, wartościowe treści, zaproszenia na spotkania, webinary czy e-booki. Staraj się utrzymać relację i budować zaufanie w dłuższej perspektywie.

Analiza wyników i feedback

Zebranie i analiza opinii oraz danych po wydarzeniu to równie istotny element co follow-up. Niektóre z tych czynności mogą być prowadzone równolegle do wysyłanych przypomnień (na przykład rozmowy z zespołem, który obsługiwał stoisko). Analiza pomoże Ci podjąć decyzję odnośnie udziału w kolejnych wydarzeniach.

• Zmierz zwrot z inwestycji (ROI) . Ustal ile pozyskano kontaktów oraz ile z nich daje realne szanse sprzedażowe i na jakie kwoty. Obliczenie ROI rzuci światło na finansową opłacalność eventu.
• Zbierz informacje zwrotne od zespołu. Porozmawiaj z osobami, które były na miejscu. Ich spostrzeżenia dotyczące przebiegu wydarzenia, reakcji uczestników i jakości leadów są bezcenne dla wyciągania wniosków.
• Analizuj skuteczność działań. Sprawdź, które aspekty Twojego uczestnictwa były najbardziej efektywne, a co wymaga poprawy.
• Wyciągaj wnioski na przyszłość. Każde wydarzenie to lekcja. Na podstawie zebranych danych i feedbacku, zdecyduj jaką przyjąć strategię – czy będziesz nadal inwestował w event marketing B2B, jak często i w jakich konferencjach planujesz udział.

Treści i promocja post-eventowa

Powrót z wydarzenia nie musi oznaczać końca mówienia o nim. Wręcz przeciwnie! Dobrą praktyką jest przedłużenie jego „życia” w firmowej komunikacji. Zyskujesz w ten sposób pomysł na dodatkowy, angażujący content.

• Podsumuj wydarzenie na firmowym blogu – napisz artykuł podsumowujący, w którym przedstawić swoje wrażenia i wnioski z jakimi zespół wrócił z wydarzenia. Postaraj się zawrzeć w nim coś błyskotliwego i interesującego dla potencjalnych klientów.
• Wrzuć relację na social media – opublikuj zdjęcia, filmy i króciutkie podsumowanie najważniejszych punktów eventu. W postach możesz jeszcze raz zachęcić do spotkania się z chętnymi osobami, tym razem na własnym gruncie, albo w siedzibach potencjalnych klientów.
• Udostępnij materiały do pobrania – wygłoszona prelekcja w formie wideo, albo prezentacja w PDF do pobrania to doskonała okazja do podzielenia się wiedzą i zdobycia nowych kontaktów do bazy mailingowej czy CRM.
• Wykorzystaj zebrane materiały – wszystko co udało Ci się wytworzyć na potrzeby przygotowań do eventu, jak i relacji z niego, może być dobrym materiałem do przyszłych działań. Zdjęcia, nagrania, zapowiedzi czy treści postów możesz wykorzystać w innych sytuacjach czy kanałach marketingowych.

Zaplanuj swój udział w targach i konferencjach B2B

Mamy nadzieję, że ten artykuł okazał się dla Ciebie praktycznym poradnikiem jak krok po kroku zorganizować uczestnictwo firmy B2B w wydarzeniu, aby przyniosło ono jak największe efekty.

Przeczytaj również nasz tekst o tym jak planować event marketing B2B od strony strategicznej.

Potrzebujesz indywidualnego wsparcia?

Pomożemy Ci przygotować firmę do udziału w branżowym wydarzeniu! Podejmij pierwszy krok i daj nam znać.